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Establecer prioridades debería ser un proceso sencillo, pero en muchos casos la carga excesiva de trabajo o el estrés no nos permite planificar nuestras tareas u obligaciones debidamente.
En este artículo tienes pequeños consejos y métodos de clasificación que harán que este proceso sea muy sencillo y flexible.
1: Haz una lista con todas tus tareas pendientes:
No puedes ordenar tus prioridades si no tienes una única vista de todo lo que tienes que hacer.
No es necesario que las ordenes, simplemente apunta las tareas para verlas todas justan y determinar cuáles son más importantes. Si las ordenas a medida que las apuntas es posible que se te olvide alguna y tengas que repasar constantemente la lista.
2: Ordena tu lista:
Ahora si es el momento de ordenar tus prioridades. El orden dependerá de la naturaleza y las necesidades de tu trabajo, o incluso, de tu estilo personal.
También puedes optar por algún método más común de priorización de tareas:
2.1: Mark Twain:
"Si lo primero que haces es lo más urgente, hazlo a primera hora de la mañana"
Si durante las primeras horas de trabajo empleas tu tiempo a las tareas más complejas, importantes o estresantes, podrás ocuparte de las tareas menos importas con menor estrés y distracciones.
2.2: Eisenhower: "la matriz de lo importante y lo urgente"
Debes dividir tus tareas en 4 cuadrantes, lo importante, lo urgente, amabas o ninguna.
De este modo tendrás 4 tipos de tareas:
- Lo importante y lo urgente: lo que debes hacer primero.
- Lo importante que no es urgente: lo que debes planificar.
- Lo urgente que no es importante: lo que puedes delegar.
- Lo que no es importante ni urgente: lo que puedes descartar, retrasar, delegar, o dedicar tu tiempo restante.
2.3: Método ABCDE
Asigna a cada tarea una letra, A es la más urgente, B serán tareas prioritarias, pero no tan importantes como la A, la C tareas importantes, pero no urgentes, de tal manera que te quedarán la D de tareas que puedes delegar y E tareas sin importancia que puedes eliminar.
2.4: Fragmentación:
Si tus obligaciones del día son pequeñas tareas que no tienen relación entre sí, puedes unificar las tareas creando bloques de trabajo para poder organizar mejor tus tiempos. Dedica parte de tu jornada a determinadas tareas que sean similares o que necesites el mismo material o espacio para ahorrar tiempo y aumentar tu concentración.
Por ejemplo.: unifica tus reuniones en un mismo día, o todo lo contrario, aplica la política de un día sin reuniones.
3: Programa tus tareas con fecha de inicio y fin.
Independientemente de que la tarea sea importante, urgente o simple y sin importancia, debes tener en cuenta el tiempo aproximado que tardas en realizar cada tarea, para poder organizar tus horarios de forma correcta. Puedes intercalar tareas largas con tareas cortas para poder cambiar la rutina y que no se te hagan muy pesadas las obligaciones de larga duración.
4: Comunica tu progreso.
Si trabajas en equipo, debes comunicarles a tus compañeros tus progresos, puede que estén esperando que finalices una tarea o que les dediques un momento de tu tiempo.
Determina y deja claros tus tiempos , el inicio y fin de cada tarea y tu programación.
5: Prioridades claras, trabajo productivo.
Cuando estableces tus prioridades, puedes aumentar tu productividad, gestionarás mejor tu tiempo y cumplirás con los plazos.